Segundo o relatório anual da GBTA, os gastos globais com viagens corporativas devem atingir o recorde histórico de US$1,57 trilhão em 2025. Esse dado reforça como as viagens a trabalho voltaram a ser vistas como uma ferramenta essencial de conexão e geração de valor entre empresas ao redor do mundo.
A pesquisa também revela uma tendência clara: viajar deixou de ser apenas uma necessidade operacional e passou a ser uma estratégia de crescimento.
Mas para que isso aconteça de forma produtiva, é preciso ir além da logística. Planejamento, suporte adequado e alinhamento com os objetivos da empresa são pontos-chave.
Neste artigo, reunimos 11 dicas valiosas para tornar as viagens corporativas mais eficientes, seguras e proveitosas para os colaboradores e para os resultados do negócio. Continue lendo para entender como transformar cada deslocamento em uma extensão da inteligência estratégica da sua empresa.
1. Escolha uma agência especializada em turismo de negócios
Contar com uma agência especializada, como a Tune, garante planejamento estratégico, suporte personalizado e eficiência na logística. Empresas com esse perfil conhecem as exigências de um deslocamento corporativo, que envolvem prazos apertados, atendimento personalizado e cumprimento de metas.
Mais do que vender passagens ou reservar hotéis, a Tune atua como parceira estratégica, oferecendo soluções que atendem desde o pequeno deslocamento regional até grandes eventos e feiras internacionais. Com uma abordagem centrada no cliente, cada viagem é tratada como um projeto único, com atenção aos mínimos detalhes.
Uma agência especializada tem conhecimento técnico sobre as rotas mais vantajosas, acordos com fornecedores e atualizações constantes sobre normas e documentações exigidas. Isso evita erros e oferece suporte ativo em caso de imprevistos durante a viagem.
Com a Tune, sua empresa ganha tempo, reduz falhas operacionais e proporciona uma experiência mais segura e fluida para cada viajante, o que significa menos estresse, mais resultados e um relacionamento duradouro com quem representa sua marca em trânsito.
2. Estabeleça uma política clara de viagens corporativas
Antes de mais nada, é importante que a empresa conte com uma política formalizada para viagens corporativas, um documento que funcione como guia para todos os envolvidos: colaboradores, gestores e fornecedores.
Essa política deve definir critérios para solicitação de viagens, categorias de despesas aceitas, regras para reembolso, responsabilidades do colaborador e orientações sobre boas práticas durante os deslocamentos. Quanto mais transparente, melhor será o alinhamento entre as partes.
Uma boa política também considera a diversidade de perfis e necessidades. Um executivo comercial pode ter exigências diferentes de um técnico de campo. Prever essas variações evita conflitos e facilita a aprovação de viagens.
Além de evitar improvisos e mal-entendidos, essa padronização traz mais segurança jurídica, facilita auditorias e demonstra comprometimento com a gestão responsável dos recursos da empresa.
3. Alinhe objetivos da viagem com os resultados esperados
Cada viagem precisa fazer sentido dentro da estratégia da empresa. Estabelecer objetivos claros e mensuráveis para cada deslocamento evita desperdícios e direciona o foco do colaborador.
Isso pode significar fechar um contrato, visitar uma planta produtiva, expandir relacionamento com clientes ou representar a empresa em um congresso. O que importa é que haja propósito e planejamento.
A definição de metas também permite avaliar se a viagem foi bem-sucedida. Pode-se considerar geração de leads, fortalecimento de marca, economia de custos, entre outros indicadores, conforme a natureza do compromisso.
Esse alinhamento também facilita a análise de resultados: se o objetivo era gerar 10 novos leads em um evento, o retorno é facilmente avaliável. Essa clareza contribui para a cultura de eficiência e para a melhoria contínua da gestão de viagens na organização.
4. Oriente o colaborador sobre seus direitos e deveres
Ainda há muitas dúvidas sobre quais os direitos do funcionário que viaja pela empresa, especialmente no que se refere à jornada de trabalho, pagamento de horas extras, reembolsos, alimentação, descanso e transporte.
Por isso, a comunicação deve ser objetiva e acessível. O RH ou gestor imediato precisa garantir que o colaborador saiba o que está coberto, o que será pago pela empresa, o que será reembolsado, e quais são seus deveres durante o deslocamento.
Também é importante considerar convenções coletivas ou acordos internos que podem ampliar os direitos dos colaboradores em viagem. Empresas bem organizadas mantêm esses dados documentados e atualizados, acessíveis a todos os funcionários.
Disponibilizar esse conteúdo em um documento claro, com linguagem simples e atualizações periódicas, evita mal-entendidos e gera mais confiança entre as partes e fortalece a imagem da empresa como um ambiente de trabalho justo e transparente.
5. Centralize reservas e pagamentos
Evitar a descentralização na organização de viagens é essencial para garantir mais eficiência. Quando cada colaborador cuida da sua própria reserva, é comum surgirem inconsistências, custos extras e até problemas operacionais.
Ao centralizar os processos com apoio de uma agência como a Tune, sua empresa ganha padronização de fornecedores, poder de negociação, relatórios precisos e controle total sobre os gastos.
A gestão centralizada proporciona mais conforto aos colaboradores, que podem se concentrar no objetivo da viagem sem se preocupar com a burocracia.
Essa prática também facilita a conformidade com a política interna, previne fraudes, otimiza tempo da equipe administrativa e fortalece o controle financeiro.
6. Inclua tempo de recuperação na agenda
Muitas empresas esquecem que o desempenho de um colaborador começa antes mesmo da primeira reunião da viagem. Deslocamentos longos, conexões, esperas em aeroportos e mudanças de fuso geram fadiga e diminuem o foco.
Por isso, é essencial incluir um período de adaptação e descanso na agenda, especialmente quando a viagem envolve múltiplas atividades ou compromissos exigentes.
Esse cuidado demonstra respeito com a saúde física e mental da equipe e evita que a viagem, em vez de impulsionar resultados, gere queda de produtividade ou até afastamentos médicos.
Empresas que respeitam esse tempo mostram uma cultura organizacional madura e centrada nas pessoas, o que favorece o clima interno e a motivação da equipe.
7. Dê atenção ao conforto e segurança
Garantir conforto e segurança não é um luxo: é parte da estratégia de valorização da equipe. Um colaborador que se hospeda em local adequado, conta com traslados seguros e tem acesso fácil a serviços essenciais tende a render mais.
Condições estruturadas ajudam o profissional a manter a concentração, diminuir o estresse e representar melhor a empresa em compromissos externos.
Investir em assistência em tempo real, canais de emergência, seguros de viagem e roteiros logísticos bem desenhados ajuda a reduzir riscos e proporciona tranquilidade durante todo o trajeto.
Empresas que priorizam esse cuidado também se destacam no mercado como marcas que promovem bem-estar, o que influencia positivamente na retenção de talentos e no employer branding.
8. Tenha um processo claro de prestação de contas
Reembolso não pode ser sinônimo de dor de cabeça. Quando o processo é desorganizado ou confuso, causa frustração nos colaboradores e perda de controle para a empresa. Ter regras claras para prestação de contas é essencial para manter a gestão eficiente.
Defina prazos para envio de comprovantes, quais categorias de gastos são reembolsáveis, e quais documentos são obrigatórios. O uso de ferramentas digitais facilita ainda mais esse processo, permitindo automatização e auditoria mais eficaz.
Um processo padronizado também contribui para evitar erros e garantir justiça entre os viajantes. Se todos seguem os mesmos critérios, não há espaço para dúvidas ou questionamentos sobre privilégios ou exceções.
9. Monitore indicadores de desempenho
Avaliar o sucesso de uma viagem é mais do que somar gastos. É preciso saber se os objetivos foram alcançados e se o investimento trouxe retorno para a empresa. Sem métricas, não há como evoluir a estratégia de mobilidade corporativa.
Métricas como custo por colaborador, relação entre investimento e resultados obtidos, feedback dos viajantes e eficiência logística ajudam a embasar decisões futuras. Elas também indicam se determinados destinos ou formatos de reunião realmente valem a pena.
A mensuração contínua evita desperdícios e estimula a eficiência. Empresas que adotam essa cultura obtêm mais previsibilidade orçamentária e conseguem adaptar a política de viagens com mais rapidez diante de mudanças de mercado.
10. Invista em tecnologias de suporte
A tecnologia se tornou um pilar indispensável para viagens a trabalho. Desde a compra de passagens até o check-out do hotel, cada etapa pode ser integrada e automatizada para garantir agilidade, controle e segurança.
Aplicativos que organizam itinerários, digitalizam notas fiscais, fazem check-in remoto e conectam o colaborador com o time interno agilizam a comunicação e reduzem o tempo com tarefas burocráticas.
Outra vantagem é o acesso a dados em tempo real. Saber onde cada colaborador está, o status da viagem e os gastos em curso é uma forma de aumentar a segurança e o controle operacional.
11. Valorize o aprendizado pós-viagem
Viagens corporativas também são fontes de conhecimento. Ao retornar, o colaborador pode trazer insights sobre mercados, concorrentes, oportunidades e boas práticas vistas durante a jornada.
Incentivar o compartilhamento dessas informações com a equipe amplia o impacto da viagem, promove inovação e fortalece a cultura colaborativa da empresa. Um simples bate-papo pode render ideias valiosas para outros setores.
Esse momento pós-viagem também é ideal para colher feedbacks. Saber o que funcionou bem e o que pode melhorar na experiência ajuda a ajustar processos e aprimorar o suporte da empresa para os próximos deslocamentos.
Potencialize tudo isso com a Tune
Viagens a trabalho não precisam ser complicadas. Com a Tune, sua empresa ganha estratégia, agilidade e cuidado em cada etapa.
Somos especialistas em turismo de negócios e oferecemos atendimento personalizado para que sua equipe viaje com tranquilidade, foco e apoio total.
De passagens e hospedagens a traslados, tecnologia e suporte em tempo real, cuidamos de tudo para que você cuide dos negócios.
Entre em contato com a nossa equipe e descubra como podemos transformar a maneira como sua empresa viaja.
